RGPD et gestion de parc : quelles données conserver sur les utilisateurs ?
Un outil de support manipule forcément des données personnelles. Les principes à appliquer pour rester sobre et transparent.
Associer un poste à une personne, conserver l'historique de ses demandes : un outil de gestion de parc traite des données personnelles. Quelques principes simples permettent de le faire proprement. Cet article est informatif et ne remplace pas l'avis de votre délégué à la protection des données.
Collecter le strict nécessaire
Nom, prénom, adresse professionnelle et service suffisent dans la grande majorité des cas. Évitez les champs libres qui invitent à noter des informations sans rapport avec le support.
Définir des durées de conservation
Un ticket résolu depuis plusieurs années a-t-il encore une utilité ? Fixez une durée, documentez-la dans votre registre des traitements et appliquez-la.
Informer les utilisateurs
Les personnes concernées doivent savoir quelles données sont traitées, pourquoi, et comment exercer leurs droits. Une page d'information accessible depuis l'outil est une bonne pratique.